Checkliste für die optimale IT-Betreuung: das sollte Ihr IT-Dienstleister leisten.

Zahlreiche Unternehmen arbeiten bereits mit einem IT-Dienstleister zusammen oder denken darüber nach, einzelne Leistungen oder das gesamte Management der IT auszulagern. Spätestens bei der Recherche nach geeigneten Anbietern für eine neue Zusammenarbeit oder einen Wechsel kommen jedoch Fragen auf: Was muss ein IT-Dienstleister eigentlich leisten? Und lohnt es sich überhaupt, mit einem externen Dienstleister zusammenzuarbeiten oder ist die interne IT der bessere Weg? Wir geben heute einen Überblick über Kriterien, an denen Sie sich bei der Auswahl orientieren können und erklären, wann sich ein externer Partner gegenüber der internen IT lohnt.

6 Themen im Blick: Prüfen Sie Ihren IT-Dienstleister

Bei der Wahl des passenden IT-Dienstleisters kommt es natürlich vor allem auf die angebotenen Leistungen an. Haben Sie einige Anbieter gefunden, die zu Ihren Anforderungen passen, können Sie aber den nächsten Schritt gehen und einige Fragen stellen. An diesen Fragen können Sie unter anderem festmachen, ob es sich um einen professionellen und proaktiven IT-Dienstleister handelt, der Ihr Unternehmen aktiv begleiten kann.

Wie schnell reagiert Ihr IT-Dienstleister auf dringende Störungen?
Fällt die Kommunikation aus oder hat ein wichtiger Server eine Störung, muss unmittelbar gehandelt werden. Bei vielen Unternehmen sorgen Ausfallzeiten für Betriebsunterbrechungen und Verluste, weshalb sie so kurz wie möglich bleiben müssen. Eine schnelle Reaktion Ihres IT-Dienstleisters ist deshalb ein wichtiges Auswahlkriterium. Bei Rewion können Sie sich auf eine Reaktion innerhalb von zwei Stunden verlassen, auch außerhalb der üblichen Bürozeiten.

Erhalten Sie proaktive Empfehlungen?
Die IT ist einer der Unternehmensbereiche, die sich am häufigsten und schnellsten weiterentwickeln. Nahezu täglich gibt es Updates, neue Services, Tools und Möglichkeiten zur Verbesserung. Hier den Überblick zu behalten, ist nahezu unmöglich. Umso wichtiger ist es, dass auch Ihr IT-Dienstleister die Optimierung Ihrer IT im Blick hat und proaktiv Empfehlungen gibt. Bei Rewion versorgen wir unsere Kunden immer mit den aktuellen Entwicklungen, die für sie relevant sein können.

Wie sieht die Dokumentation aus?
Ob es um Updates, um Backups oder um Sicherheitsprüfungen geht – übernimmt Ihr IT-Dienstleister diese Aufgaben für Sie, müssen die Ergebnisse, Ausführungszeiten und mögliche Probleme immer dokumentiert sein. Arbeiten Sie mit Rewion zusammen, erhalten Sie regelmäßig Berichte und Dokumentationen über die vorgenommenen Arbeiten, damit Sie den Überblick behalten und jederzeit einsehen können, was unser Team macht.

Wer ist Ihr Ansprechpartner?
Je komplexer die IT eines Unternehmens ist, desto individueller gestalten sich auch die Leistungen eines IT-Dienstleisters. Um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden, sollten Sie immer einen festen Ansprechpartner oder zumindest ein festes Team haben, an das Sie sich wenden können. Bei Rewion haben Sie immer einen Kontakt, der Ihre IT, die Systeme, Ihr Geschäft und Ihre Anforderungen im Detail kennt.

Wie sieht es im Notfall aus?
Durch stetig steigende Bedrohungen durch Cyberkriminelle ist die IT-Sicherheit zu einem der wichtigsten Bestandteile der IT geworden. Unternehmen müssen auf den Ernstfall in Form von Cyberangriffen, Systemausfällen oder Datenverlusten vorbereitet sein. Wir erarbeiten mit unseren Kunden einen individuellen Notfallplan für den Ernstfall, auf den sowohl wir als IT-Dienstleister als auch unsere Kunden zugreifen können und entsprechend geschult sind.

Welche Kosten fallen an?
Lagern Sie Aufgaben an einen IT-Dienstleister aus, ist das mit entsprechenden Kosten verbunden. Wichtig ist, dass diese Kosten klar planbar sind und Leistungen ohne Überraschungen in Rechnung gestellt werden. Achten Sie darauf, dass Sie die jährlichen IT-Kosten im Voraus kennen und grundsätzlich Transparenz herrscht. Bei Rewion erhalten Sie eine jährliche Kosten- und Leistungsübersicht, die Leistungen können Sie bei Bedarf jederzeit anpassen.

Interne IT vs. externer IT-Dienstleister: Welcher Weg ist der richtige?

Nach wie vor sind viele Unternehmen sich unsicher, ob sich die Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister überhaupt lohnt oder ob es sinnvoller ist, intern die Expertise aufzubauen. Ein internes IT-Team bringt die Vorteile mit, dass eine ständige Präsenz vor Ort gegeben ist und es tief ins Unternehmen, in die Prozesse und Strukturen integriert ist. Auch eine direktere Kommunikation mit kurzen Wegen ins Büro nebenan können für die interne Abteilung sprechen. Da Remote-Modelle mit schneller und direkter Erreichbarkeit inzwischen zum Standard geworden sind und bei intensivem Onboarding auch ein externer IT-Partner tief in die Unternehmensstrukturen integriert sein kann, kann diese Punkte auch ein guter Dienstleister abdecken. Außerdem gibt es noch einige weitere Faktoren, die Einfluss auf die Entscheidung für oder gegen einen externen Dienstleister nehmen.

• Flexibilität: Buchen Sie einen externen Partner, buchen Sie ausschließlich die Leistungen und stellen kein Personal ein. Das bedeutet, es gibt keine Urlaubstage, keine Krankheitstage und keine Stundenbegrenzung für die Arbeit, da Sie in Zusammenarbeit mit einem Dienstleister ein Team unterstützt statt eines einzelnen Mitarbeitenden.
• Kosten: Als Vorteil interner IT werden oft die planbaren Kosten in Form des Gehalts genannt. Auch bei einem IT-Dienstleister können Sie jedoch mit fixen Kosten planen. In der Regel arbeiten die Firmen mit festen Servicepauschalen, die Ihnen maximale Planbarkeit ermöglichen.
• Know-how: In Bezug auf Fachwissen und Erfahrung haben IT-Dienstleister einen entscheidenden Vorteil: Sie ermöglichen Ihnen Zugriff auf ein breites Spezialisten-Team statt auf Wissen einer Einzelperson, auf das Sie bei internem Personal zurückgreifen können.
• Verfügbarkeit: Stellen Sie einen festen IT-Mitarbeiter ein, sind Erreichbarkeit und Service auf die üblichen Arbeits- und Bürozeiten beschränkt. Gerade für kritische Systeme und potenzielle Notfälle kann das zum Problem werden. Bei einem externen IT-Partner profitieren Sie vom Rund-um-die-Uhr-Service, wenn es einmal Probleme mit Ihren Systemen gibt.
• Skalierbarkeit: In der Zusammenarbeit mit einem IT-Partner können Sie Ihre Leistungen und deren Umfang nach Bedarf buchen. Dadurch entsteht auch die Möglichkeit der Kombination interner Mitarbeiter mit externem Dienstleister, die sich die Arbeit teilen können.

Fazit: Externer IT-Dienstleister als Partner, der Ihre IT mitdenkt

Ein externer IT-Dienstleister kann weit mehr sein als nur ein Problemlöser. Er kann zum strategischen Partner werden, der Ihre IT verwaltet und gleichzeitig entsprechend Ihrer Unternehmensziele aktiv weiterentwickelt. Wichtig ist vor allem, dass er flexibel, transparent und proaktiv arbeitet und im Ernstfall schnell und zuverlässig reagiert. Beachten Unternehmen diese Kriterien bei ihrer Auswahl, gewinnen sie statt einfacher technischer Unterstützung einen langfristigen Partner, der die IT voranbringt. Sind Sie auf der Suche nach einem IT-Partner, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Wir stellen Ihnen unverbindlich unsere Leistungen vor und zeigen Ihnen, wie wir arbeiten.