Datenschutz in Microsoft 365: So geht's.

Für viele Unternehmen ist Microsoft 365 (M365) das Werkzeug für das tägliche Arbeiten. Doch die Nutzung des Cloud-Dienstes bringt auch datenschutzrechtliche Herausforderungen mit sich. In diesem Blogpost beleuchten wir die aktuelle Rechtslage, die wichtigsten Herausforderungen, Optimierungspotentiale und stellen Ihnen unser Angebot zu Datenschutz in M365 vor.

Aktuelle Rechtslage

Die Datenschutzkonformität von Microsoft 365 ist seit Jahren ein heiß diskutiertes Thema. Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat sich mehrfach zu der Thematik geäußert. Zuletzt gab es federführend durch die Aufsichtsbehörde in Niedersachsen eine Handreichung mit Herausforderungen, die durch Verantwortliche adressiert werden sollten.

Die Hauptkritikpunkte betreffen die eigenen Dokumentations- und Rechenschaftspflichten, die Verarbeitung von Telemetriedaten durch Microsoft zu eigenen Zwecken und die Weisungsbindung. Aber, und das sollte hervorgestellt werden, insbesondere bei der Untersuchung des Europäischen Datenschutzbeauftragten gegenüber der Europäischen Kommission zum Einsatz von Microsoft 365, gab es einige „hausgemachte“ Herausforderungen.

Herausforderungen

Denn in erster Linie muss der Verantwortliche wissen, welche Datenverarbeitungen mit Microsoft 365 durchgeführt werden, für diese Zwecke und Rechtsgrundlagen definieren und Dokumentationsverpflichtungen nachkommen.

Daneben gibt es für (unvermeidbare) Datenströme die Anforderung an geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, die helfen, datenschutzfreundliche Voreinstellungen umzusetzen und Risiken der Verarbeitung zu senken.

Ob und inwieweit zukünftig der Politikwechsel eine Rolle spielen wird, Stichwort „Drittlandtransfer“, bleibt abzuwarten. Jedenfalls sollte die Datenlokalisierung nach Möglichkeit in dem EWR/Deutschland eingehalten werden.

Unser Angebot zu Datenschutz in M365

Um Ihnen den Einstieg in das Angehen der Punkte zu erleichtern, haben wir Ihnen ein PDF mit zehn (schnellen) Maßnahmen erstellt. Diese Maßnahmen können einfach und unkompliziert bei Ihrem IT-Leiter oder Ihrem Datenschutzbeauftragten vorgelegt werden. Den Link finden Sie unter: https://forms.office.com/e/pkVKc8LXMV oder per QR-Code unter:

QR-Code Blog M365

Sie brauchen Hilfe bei Ihrem Vorhaben? Wir helfen Ihnen mit unserem Drei-Stufen-Modell:

1. Tenant-Review: Wie ist ihr M365-Tenant aufgebaut? Welche Verarbeitungstätigkeiten sind anhand der Lizenzen denkbar? Welche technischen (und organisatorischen) Maßnahmen sind aktuell umgesetzt?
2. Dokumentation: Ausgehend von Punkt 1 erarbeiten wir mit Ihren Usern und Fachbereichen eine umfassende Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten für Ihr Verarbeitungsverzeichnis.
3. Umsetzung von Maßnahmen: Abschließend erhalten Sie eine Risikoevaluierung und die Empfehlung von weiteren Maßnahmen. Die Maßnahmenempfehlungen setzen wir natürlich gerne für Sie um.

Fazit

Haben Sie Fragen oder benötigen Sie Unterstützung bei der Durchführung eines Datenschutz-Quick-Checks? Kontaktieren Sie uns noch heute – unser Expertenteam berät Sie unverbindlich anhand einer ersten Einschätzung zu den konkreten nächsten Schritten.

Link zur Microsoft-Beratung bei Rewion: Microsoft 365 Beratung – Rewion IT-Beratung & Services