Backups vs. Archivierung: Gemeinsamkeiten, Unterschiede und das beste Vorgehen.

In der heutigen digitalen Welt sind Daten zu einem unverzichtbaren Gut geworden. Unternehmen und Einzelpersonen sind auf ihre Daten angewiesen, um ihre täglichen Aktivitäten durchzuführen und ihr Geschäft am Laufen zu halten. Ein Verlust von wichtigen Daten kann verheerende Auswirkungen haben, von einem Stillstand des Betriebs bis hin zu einem ernsthaften Vertrauensverlust bei Kunden und Partnern. Um sicherzustellen, dass Daten sicher und verfügbar sind, werden oft Backups und Archivierung verwendet. Doch was genau sind Backups und Archivierung und welche Unterschiede gibt es zwischen den beiden Methoden?

Was ist ein Backup?

Ein Backup bezeichnet eine regelmäßig erstellte Kopie von Daten, die im Falle eines Datenverlustes zur Wiederherstellung genutzt werden kann. Dies dient der Gewährleistung der Datenintegrität und kann lokal oder remote durchgeführt werden. Üblicherweise ist es Teil eines umfassenden Disaster-Recovery-Plans.

Was ist Archivierung?

Im Gegensatz dazu bezieht sich Archivierung auf das langfristige Speichern von Daten, die nicht mehr aktiv genutzt werden, jedoch aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Die Archivierung erfolgt meist in größeren Intervallen und auf speziellen Medien wie Band oder optischen Datenträgern.

Gemeinsamkeiten zwischen Backups und Archivierung

Obwohl Backups und Archivierung unterschiedliche Zwecke haben, gibt es auch einige Gemeinsamkeiten:

1. Schutz vor Datenverlust: Sowohl Backups als auch Archivierung bieten Schutz vor Datenverlusten, sei es durch menschliches Versagen, Naturkatastrophen oder Cyberangriffe.
2. Wiederherstellung von Daten: Sowohl Backups als auch Archivierung ermöglichen die Wiederherstellung von Daten im Falle eines Datenverlusts. Backups sind jedoch schneller und einfacher wiederherzustellen, da sie aktueller sind.
3. Speicherung von Daten: Backups und Archivierung speichern beide Daten, jedoch auf unterschiedliche Weise und mit unterschiedlichen Zwecken.

Unterschiede zwischen Backups und Archivierung

Es gibt auch einige Unterschiede zwischen Backups und Archivierung:

1. Zeitrahmen: Backups werden in der Regel täglich oder wöchentlich erstellt und speichern nur die aktuellsten Daten. Archivierung hingegen speichert Daten langfristig, oft für Jahre oder sogar Jahrzehnte.
2. Häufigkeit der Aktualisierung: Backups werden in der Regel häufiger aktualisiert als Archivierung. Ein Backup kann mehrmals täglich oder wöchentlich durchgeführt werden, während Archivierung in größeren Abständen erfolgt.
3. Art der gespeicherten Daten: Backups sind in der Regel auf aktive Daten wie Dokumente, E-Mails und Datenbanken beschränkt. Archivierung speichert hingegen inaktive Daten wie E-Mails, die älter als zwei Jahre sind oder Verträge, die nicht mehr benötigt werden, aber aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.
4. Speichermedium: Backups werden oft auf Festplatten oder Cloud-Speichern gelagert, die schnell und einfach zugänglich sind. Archivierung hingegen verwendet oft spezielle Medien wie Bandspeicher oder optische Datenträger, die längerfristig und sicher aufbewahrt werden können.

Das beste Vorgehen

Die Entscheidung, ob man sich auf Backups oder Archivierung konzentrieren sollte, hängt von den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen ab. Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile und können in verschiedenen Situationen nützlich sein. Es ist wichtig, ein umfassendes Datenmanagement-Plan zu entwickeln, der auf die spezifischen Bedürfnisse und Risiken abgestimmt ist.

Ein bewährter Ansatz besteht darin, eine Kombination von Backups und Archivierung zu verwenden. Durch die Verwendung von Backups können Sie sicherstellen, dass Sie immer auf aktuelle Daten zugreifen können, während Archivierungen die langfristige Datenaufbewahrung sicherstellt.

Unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden, gibt es einige bewährte Verfahren, die Sie beachten sollten:

1. Automatisieren Sie die Prozesse: Stellen Sie sicher, dass Ihre IT Backups und Archivierung automatisiert und regelmäßig durchgeführt, um menschliches Versagen zu minimieren.
2. Testen Sie Ihre Wiederherstellungsfähigkeit: Es ist wichtig, regelmäßig Ihre Wiederherstellungsfähigkeit zu testen, um sicherzustellen, dass Ihr IT-Team Ihre Daten im Falle eines Ausfalls wiederherstellen kann.
3. Speichern Sie Backups und Archive an verschiedenen Orten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Backups und Archive an verschiedenen Orten gespeichert sind, um im Falle eines Ausfalls oder einer Katastrophe redundante Kopien zu haben.

Fazit

Backups und Archivierung sind wichtige Methoden, um Daten zu schützen und verfügbar zu halten. Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile und können in verschiedenen Situationen nützlich sein. Das beste Vorgehen ist oft eine Kombination aus Backups und Archivierung, um sicherzustellen, dass Daten sowohl kurz- als auch langfristig geschützt und verfügbar sind. Es ist wichtig, einen umfassenden Datenmanagement-Plan zu entwickeln, der auf die spezifischen Anforderungen und Risiken abgestimmt ist, um sicherzustellen, dass Daten immer verfügbar und geschützt sind.

Bei Fragen oder Anregungen zum Thema New Work, zur Microsoft Welt oder zu Collaboration Tools stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Weitere Blogartikel aus Bereichen, die von New Work, über Microsoft 365 bis hin zu Sustainable IT reichen, finden Sie auf unserer Blogseite.