New Work bedeutet mehr als die Einrichtung eines modernen Arbeitsplatzes oder die Ermöglichung von Remote-Arbeit. Die ganzheitliche Umsetzung von New Work betrifft alle Unternehmensbereiche. Neben den richtigen Technologien sind vor allem die Menschen und der Ort entscheidende Erfolgsfaktoren für die Realisierung Ihrer New Work Strategie.
Die Rewion GmbH bietet Ihnen eine umfassende und neutrale New Work Beratung – von der Entwicklung individueller New Work Konzepte über deren Umsetzung bis hin zur kompletten Transformationsbegleitung.
New Work umfasst viele Themen – was wir als Rewion unter dem Begriff „New Work“ verstehen und welche Potentiale dies für Ihr Unternehmen birgt, sehen Sie in unserem Video.
Wichtig bei Ihrem New Work Projekt: eine gute Vorbereitung. Dazu gehört Mitarbeiter abholen, Technologieüberblick verschaffen und Projektplanung. Wir unterstützen gerne.
Wie gestalten Sie Ihre Arbeitsplätze zukunftsorientiert? Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Möglichkeiten der Digitalen Transformation nutzen, um einen Modern Workplace zu bieten.
Transformationsprozesse benötigen gute Planung, eine ganzheitliche Sichtweise und umfangreiches Management. Wir begleiten Ihre Transformation und stehen mit Rat und Tat zur Seite.
Die Einführung eines New Work Konzepts bedeute immer auch Veränderung. Ein gutes Change Management ist entscheidend für den Projekterfolg und sollte auch nach Projektabschluss weitergeführt werden.
Kennen Sie die richtigen Tools und Methoden, um Ihr New Work Projekt erfolgreich umzusetzen? Wenn nicht, fragen Sie uns.
Setzen Sie auf individuelle und ganzheitliche New Work Konzepte. Gemeinsam erarbeiten wir Ihre individuelle New Work Strategie.
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Umfangreiche Konzeption und Beratung in Bezug auf Microsoft Office 365, Google Gsuite und HCL Verse. Detaillierte Betrachtung aller funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen, UseCase Analyse, Bewertung aller Funktionen und Tools mit dem Matching auf Einsatz-gebiete für das Business, Erarbeitung eines Feinkonzeptes, globale Rolloutplanung, User Change Management und Adoption Management.
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New Work stellt Unternehmen vor einige Herausforderungen. Hier erhalten Sie eine Übersicht über die fünf Säulen des Modern Workplace.
New Work stellt Unternehmen vor einige Herausforderungen. Hier werden Ihre Fragen zu den benötigten Technologien, die für New Work benötigt werden, beantwortet.
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New Work stellt Unternehmen vor einige Herausforderungen. Diese Whitepaper setzt sich mit den Herausforderungen des Faktors Mensch auseinander – alles was Sie wissen müssen, um diese zu bewältigen.
Grund-Wissen zum Thema New Work – alle Infos auf einen Blick.
Das Thema New Work ist in aller Munde. Eine Unternehmenskultur und Strukturen zu schaffen, die Mitarbeite in den Mittelpunkt stellt – darum geht es bei dem Trendthema. Im Zuge der New Work Transformation möchten Unternehmen festgefahrene Strukturen auflösen, Platz für Kreativität und Innovation schaffen, um Produktivität und Zufriedenheit zu stärken. In diesem Artikel finden Sie einen Überblick über die Relevanz und den Hintergrund der New Work Transformation und Infos, wie Rewion Sie auf Ihrem Weg begleiten kann.
Übergreifendes Ziel von New Work ist es, Menschen eine sinnstiftende Arbeit zu ermöglichen – das Konzept ist auf Sinn, Nachhaltigkeit und Selbstbestimmung ausgelegt. Hintergrund dazu sind die geänderten Aufgaben und Arbeitsmodelle durch die Digitalisierung und Globalisierung: Aufgaben werden immer abstrakter, während Kreativität und Innovation immer relevanter werden. Auf diesen Grundlagen basieren New Work Konzepte:
Ort
Als Grundlage für produktive, kreative und erfolgreiche Arbeit gilt der Arbeitsort. Mitarbeiter sollen sich am Arbeitsplatz wohlfühlen und entfalten können. Umgesetzt wird das beispielsweise in unterschiedlichen Zonen auf einem offenen Etagenplan statt zahlreicher Einzelbüros. Es gibt Zonen zur ungestörten Arbeit, zum gemeinsamen Arbeiten wie für Brainstormings und Projekte, sowie Besprechungsräume für Meetings jeglicher Art. Ein solches Modern Workplace Konzept soll sich an die flexiblen Anforderungen der Mitarbeiter anpassen.
Technologie
Für effektive Zusammenarbeit spielt heute Technologie eine zentrale Rolle. Mobile Geräte wie Laptops, Tablets und Smartphones ermöglichen die ortsunabhängige Arbeit in Kooperation mit Cloud-Konzepten, damit Mitarbeiter überall auf ihre Daten und Anwendungen zugreifen und sich zuverlässig mit ihren Kollegen austauschen können. Ein durchdachtes Zusammenspiel aus Hard- und Software bildet die Basis für produktive Zusammenarbeit.
Mensch
Sich selbst verwirklichen und einen Job ausüben, der Sinn stiftet und gleichzeitig eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Privatleben ermöglicht – diesen Wunsch haben immer mehr Arbeitnehmer. Viele Mitarbeiter sind bereit, die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben stärker zu vermischen, sofern ihnen Flexibilität gewährleistet wird. Modern Work Konzepte sorgen durch flexible und ortsunabhängige Arbeitsmodelle für die Realisierung dieser Wünsche.
Vorteile durch New Work Konzepte ergeben sich sowohl für Mitarbeiter als auch Unternehmen:
New Work Transformation ist ein langfristiger Prozess, der immer wieder Veränderungen und Neuerungen mit sich bringt. Rewion begleitet Sie auf dem gesamten Weg:
New Work Konzepte machen den Weg in die digitale Zukunft der Zusammenarbeit frei. Legen auch Sie den Grundstein für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, Digitalisierung und effiziente digitale Zusammenarbeit. Haben Sie Fragen zum Thema New Work oder sind auf der Suche nach Unterstützung für die Umsetzung Ihres New Work Projekts? Wir helfen Ihnen gerne und beraten Sie umfassend zur New Work Transformation!
In der neuen Arbeitswelt steht Kollaboration ganz weit oben auf der Agenda. Falls Sie sich fragen, wie die Kollaboration sichergestellt oder erhöht werden kann, so sind Sie hier richtig. Mit jedem Hindernis, welches Sie für die Kollaboration entfernen, erhöhen sich auch die Chancen auf unternehmerischen Erfolg und eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Es folgen 5 Schlüsselelemente, um Ihre Kollaboration schnell und einfach zu erhöhen.
Grundlegend ist ein gemeinsames Arbeits-Ökosystem. Hierbei sollen die genutzten Dienste keine redundanten Funktionen aufweisen. Aus diesem Grund ist es unvorteilhaft, wenn es beispielsweise mehrere Videoplattformen, Dateispeicher, oder Ähnliches gibt. Die Schnittstellen zwischen den redundanten Diensten ist nämlich der Mensch, wodurch die Fehlerquote zu hoch ist. Neben der Gefahr, die von Fehlern ausgeht, kosten redundante Dienste zusätzlich unnötig Zeit und Geld. Idealerweise ist dann in diesem Ökosystem an nicht-redundanten Diensten das IT-Management so weit automatisiert, dass Fehler präventiv vermieden werden. Durch dieses Wechselspiel zwischen Diensten und IT-Management können sich die Mitarbeitenden vollständig auf ihre Arbeit konzertieren und erfolgreich zusammenarbeiten.
Da die Zusammenarbeit nicht nur in Präsenz, sondern vor allem hybrid reibungslos ablaufen muss, muss eine digitale Arbeitskraft äquivalent zu einer in Präsenz sein. Dies ist durch die Gewährleistung zweierlei Aspekte gesichert. Einerseits darf keine Einschränkung in der Verfügbarkeit der Dienste bestehen und anderseits muss das Sicherheitsniveau auf demselben Level sein. Diese zwei Aspekte haben gewisse Wechselwirkungen. So kann ein Dienst nicht verfügbar sein, da er hybrid nicht sicher ist. Diese Hürden müssen Sie für den hybriden Anteil des Teams entfernen, um den Weg für Kollaboration freizumachen.
Sofern Sie eine erfolgreiche Zusammenarbeit wollen, müssen Sie eine Sache verstehen. Die Dienste müssen angepasst auf das Personal sein, was impliziert, dass das Personal sich nicht auf die Dienste anpassen muss und auch nicht anpassen soll. Grund hierfür ist, dass es langfristig nicht funktioniert. Stehen die Dienste dem Personal im Weg und deren Anwendung ist konträr, so entsteht eine Abwärtsspirale der Kollaboration. Diese beginnt mit der ineffizienten Nutzung der Dienste. Darauf folgt die Nutzung von Schatten-IT, da sie besser zum Prozess passt. Fällt dies auf und ein Verbot entsteht, so rauscht die Nutzung der Dienst gegen null. Die Zusammenarbeit erliegt.
Deshalb ist von elementarer Bedeutung, dass die Dienste und das IT-System als Ganzes zum Unternehmen, zum Personal, zu den Prozessen und konkret zu den Aufgaben passt. Dienste und Systeme können nicht aufgezwungen werden. Im Falle einer Veränderung ist es notwendig Lernmaterial, Tipps und bei größeren Umstellungen Schulungen anzubieten. So entsteht ein nachhaltiges IT-Umfeld.
Idealerweise geht mit jeder Umstellung einer Erhöhung der Fehlerprävention einher. So soll das Folgesystem weniger Fehler zulassen, als das vorgeschaltete System.
Zusammenarbeiten finden immer auf Grundlage einer Datenbasis statt. Fehlt diese, so ist eine Zusammenarbeit sinn- und zwecklos. Dadurch ergibt sich, dass Daten sowohl bei deren Entstehung gesichert werden müssen, als darüber hinaus Archive und Back-Ups bestehen müssen. Definieren Sie hierfür klare Richtlinien und Prozesse und lassen Sie sich von KI unter die Arme greifen. So kann das korrekte Abspeichern und Archivieren eines benutzten Dokuments ohne Probleme automatisiert werden. So ergibt sich hier erneut die Möglichkeit, Fehler vor deren Entstehung zu verhindern und die Kollaboration weiter zu erhöhen.
Es ist sehr hinderlich für die Zusammenarbeit, wenn Teammitglieder aus unerklärlichen Gründen nicht gleichberechtigt in ihren Zugriffsrechten und Lizenzen sind. Um diesen Stolperstein der Kollaboration zu entfernen, können Sie keiner allgemeinen Lösung folgen, sondern müssen eine individuelle finden. Hierfür ist ein offener und regelmäßiger Austausch mit dem entsprechenden Personal der beste Weg. Fehlende Lizenzen dürfen nicht zum Flaschenhals der Kollaboration werden. Allerdings dürfen zu viele Lizenzen auch nicht zum Einfallstor für unautorisierte Zugriffe und Sicherheitslücken werden.
Bei Fragen oder Anregungen zu den Themen Zero Trust, IT-Security oder Security Governance stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Weitere Blogartikel aus Bereichen, die von New Work, über Microsoft 365 bis hin zu Sustainable IT reichen, finden Sie auf unserer Blogseite.
Innerhalb von Unternehmen wächst die Nachfrage nach Möglichkeiten zur schnellen und direkten Kommunikation. Durch den steigenden Anteil an hybrider oder Remote-Arbeit werden Messenger immer interessanter im Business-Kontext. Neben den bereits genutzten Mail-Diensten und Tools zur Zusammenarbeit sollen nun Business Messenger die Kommunikation und die Zusammenarbeit abrunden. Da Business Messenger im Vergleich zu privat genutzten Messengern andere Anforderungen haben, lohnt sich ein Vergleich.
Der weltweit populärste Messenger WhatsApp ist in seiner Business-Version ein möglicher Business Messenger. Da ein Messenger umso mehr seinen Zweck erfüllt, je mehr dieser genutzt wird, profitiert WhatsApp Business von der global starken Nutzung von WhatsApp im privaten Umfeld. Den Preis, den man hierfür zahlt, setzt sich hauptsächlich aus fehlendem Datenschutz, sowie fehlender Privatsphäre zusammen. So werden beispielsweise eine Menge Benutzerinformationen und Daten zur Nutzungsanalyse erhoben. Zudem ist der Transfer der Daten aus der EU in die USA ein bekannter Fall.
Der gemeinnützige Messenger Signal ist auf Datenschutz und Sicherheit ausgelegt. Zudem ist Signal aufgrund seines gemeinnützigen Ansatzes kostenlos nutzbar und wird durch Spenden und Schenkungen finanziert. Hinter der Applikation steckt die Signal-Foundation. Der Messenger-Dienst basiert auf dem von Signal entwickelten Signal-Protokoll, welche eine End-to-End Verschlüsselung sicherstellt, womit alle Daten auf dem lokalen Gerät und nicht auf einem Server gespeichert werden. Übrigens benutzt auch WhatsApp seit einiger Zeit das Signal-Protokoll als Basis für die End-to-End Verschlüsselung. Jedoch lässt sich dies im Unterschied zu Signal bei WhatsApp ausschalten.
Mit Threema gibt es auch ein alternativen Messenger aus der Schweiz. Im Gegensatz zu Signal und WhatsApp ist Threema allerdings nicht kostenlos nutzbar, da ein Preis, beginnend ab circa 10 € pro User pro Jahr, anfällt. Da Threema den Anspruch hat „der Messenger für Unternehmen“ zu sein, ist dieser Preis vielleicht gerechtfertigt. Unterscheiden muss man hier zwischen Threema und Threema Work. Ersteres ist vor allem für die private Nutzung vorgesehen. Threema Work ist entsprechend das Angebot für Unternehmen. Den Vorteil, den man hier hat, sind die unzähligen Verwaltungsmöglichkeiten, die es einem Unternehmen einfach machen, die Applikation auf den Geräten zu sichern, schützen und konfigurieren. Da Threema ein Schweizer Unternehmen ist, ist die Rechtsprechung im Gegensatz zu anderen Diensten in der Schweiz.
Auch Microsoft stellt einen Messenger namens Kaizala zur Verfügung. Da Microsoft Kaizala allerdings zum 31. August 2023 einstellt und in Teams integriert, kann Kaizala keine langfristige Lösung mehr sein.
Microsoft hat mit Microsoft Teams bereits eines der meistbenutzten Kommunikations-Tools. Teams ist fester Bestandteil vieler Arbeitsumgebungen, weshalb es auch nahe liegt, Teams auf mobilen Geräten als Business Messenger zu betrachten. Die bereits bestehende Integration von Teams in den meisten Unternehmensumgebungen bietet natürlich einen enormen Vorteil. Zudem ist die Applikation generell über die Geräteverwaltung in Microsoft sehr einfach zu sichern und zu schützen. Natürlich kann man mit der Teams-App die komplette Funktionsbreite nutzen, warum es umso attraktiver ist, da alles an einem Ort ist. In Kombination mit VoIP lässt sich Teams auch als Telekommunikationstool nutzen, was es zu einem ziemlich kompletten Tool für Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit macht.
In der privaten Wahl des Messengers erlebte Telegram in den letzten Jahren einen bemerkbaren Anstieg. Hintergrund ist oft, dass Nutzer mehr Datensicherheit (als bei WhatsApp) haben wollen. Im Rahmen eines Geschäftskommunikationdienstes ist Telegram aber eher nicht zu berücksichtigen, da einige relevante Punkte in Bezug auf die Datensicherheit, Datenverarbeitung und die Verwendung im Geschäftskontext unklar sind.
Bei geschäftlichem Messaging ist es noch wichtiger als bei privatem Messaging, dass die Sicherheit und der Datenschutz gewährleistet ist. Grund hierfür sind die internen und wettbewerbsentscheidenden Informationen, die ausgetauscht werden. Diese sollten nur dem Empfänger und dem Sender der Nachricht zur Verfügung stehen.
Bezüglich der Sicherheit und des Datenschutzes schneiden WhatsApp Business und Microsoft Teams schlecht ab. Beide erheben in großen Umfängen personenbezogene Daten. Bei Microsoft ist es nicht klar, wie Daten verarbeitet werden und wo sie gespeichert sind. Oftmals lässt sich das im M365-Kontext auswählen. Eine 100% Sicherheit in Bezug auf Analysedaten gibt es jedoch nicht. Des weiteren ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nur bedingt möglich und nicht der Regelfall. WhatsApp Business erfüllt im Gegensatz dazu zwar die DSGVO, allerdings spricht die immense Datenerhebung für Werbezwecke gegen sie.
Auch Telegram wird seinem sicheren Ruf nicht gerecht. Zwar ist die Datenerhebung deutlich geringer, allerdings ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gegeben. Dadurch ist es für den Dienstbetreiber zu jeder Zeit möglich, die ausgetauschten Nachrichten einzusehen. Ein starkes Argument gegen Telegram.
Bisher war das Aufstellen einer Platzierungsreihenfolge nicht möglich. Mit Signal und Threema als übrige Messenger im Sicherheits-Vergleich ändert sich das nun. Signal ist unumgehbar Ende-zu-Ende verschlüsselt und die Datenerhebung beschränkt sich auf das Kontaktbuch, sowie einige Benutzer- und Third-Party-Services-Daten. Damit ist es WhatsApp Business, Teams und Telegram bereits einiges voraus. Es reicht allerdings nur für einen zweiten Platz, da Signal drei Mankos hat. So ist die Datenverarbeitung unklar. Zudem erfüllt Signal nicht die DSGVO.
Die Top-Platzierung sichert sich Threema. Wie auch bei Signal finden wir eine unumgehbare Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wieder. Zudem erfüllt Threema die DSGVO und die Datenerhebung ist optional. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in der Schweiz, die Threema selbst verwaltet. Eine Speicherung der ausgetauschten Daten findet nicht statt und on top kann man Threema anonym nutzen.
Wenn Sicherheit & Datenschutz entscheidend bei der Wahl des Messenger sind, dann sollten Signal und insbesondere Threema genauer angeschaut werden.
Kostenlos kann man Telegram und Signal nutzen. Da die meisten Unternehmen bereits Teams nutzen und entsprechende Lizenzen haben, erzeugt das von Nutzen von Teams als Messenger selten weitere Kosten.
Der Preis für WhatsApp Business ist schwierig zu definieren, da er je nach Umfang variiert. Bei WhatsApp Business zahlt man ab der 1001. Unterhaltung einen Betrag pro Unterhaltung, der je nach Vorwahl der Unterhaltungsteilnehmer variiert. Eine Unterhaltung hält 24h an und beginnt, sobald vonseiten des Unternehmens eine Nachricht versendet wurde. Der Preis pro Unterhaltung beträgt im europäischen Raum zwischen 3 und 11 Cent. Führt man täglich 100 individuelle Unterhaltungen, so ergibt sich ein Preis von bis zu ~ 230 €/ Monat. Hierbei handelt es sich nur um eine Modellrechnung. Durch die komplizierte Preisbildung kann dieser Wert weit vom realen Preis abweichen.
Threema hat einen festen Preis pro Lizenz pro Jahr, der je nach Modell wie folgt aussieht:
Sofern wir beim errechnet Preis bei WhatsApp Business von 100 Unterhaltungen mit 100 verschiedenen Personen ausgehen, ergibt sich ein Jahrespreis von 2760 €. Pro User sind das 27,60 € . Damit befinden wir uns im selben Preisbereich wie das Professional-Modell von Threema.
An die Business Messanger bestehen zwei Hauptanforderungen. Einerseits soll die bestehende private Nummer auch geschäftlich genutzt werden, allerdings soll dabei privat und geschäftlich getrennt sein.
Trennung möglich unter Nutzung von mehreren Nummern:
Trennung möglich ohne Rufnummer:
Alle Messenger verfügen über eine Desktop-Applikation.
Beim Vergleichen der Funktionen der Messenger ergibt es Sinn, WhatsApp als Standard festzulegen. Schließlich ist WhatsApp so weit verbreitet, dass dessen Funktionsumfang bekannt ist.
Die „WhatsApp-Funktionen“ finden wir zudem bei jedem Messenger unseres Vergleichs wieder. Somit unterstützt jeder Dienst Chats, Anrufe, Gruppen, Erwähnungen und so weiter.
Darüber hinaus können bei Threema und Telegram Bots genutzt werden, um automatisiert Abfragen zu beantworten. Zudem können bei beiden Messenger Umfragen durchgeführt werden. Diese praktische Funktion bietet Teams indirekt auch, da Sie Microsofts Umfragedienst Forms in Teams integrieren können.
Bezüglich der Funktionen sind somit alle Messenger sehr gut nutzbar, wobei Threema, Telegram und Teams leicht die Nase vorne haben.
Eine Funktion, die Threema nicht hat, ist das Löschen von Nachrichten, sodass der Empfänger diese nicht lesen kann. Bei Threema gilt also: gesendet ist gesendet!
Nutzen Sie …
Bei Fragen oder Anregungen zum Thema New Work, zur Microsoft Welt oder zu Collaboration Tools stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Weitere Blogartikel aus Bereichen, die von New Work, über Microsoft 365 bis hin zu Green IT, finden Sie auf unserer Blogseite.
Microsoft stellt für das Verwalten von Team-Aufgaben drei Tools zur Verfügung. Teilweise überschneiden sich diese in ihren Funktionen, wodurch es nicht immer klar ist, wann man welches Tool nutzen sollte. Aus diesem Grund lohnt sich ein Vergleich von Microsoft Planner, Lists und Projects.
Alle drei Tools sind in der Web-Version und als Tab in Microsoft Teams verfügbar. Den ersten Unterschied finden wir in der Verfügbarkeit in der mobilen Ansicht. Hier punkten nur der Planner und Lists, da diese fürs Smartphone verfügbar sind. Folglich gibt es Microsoft Projects nicht in der mobilen Ansicht. Darüber hinaus verfügt der Planner noch über die Verfügbarkeit via der Tasks App in Teams. Blickt man somit nur aus der Sicht der Verfügbarkeit auf die drei Apps, dann ist die Reihenfolge klar: Spitzenplatz für Planner, gefolgt von Lists und Schlusslicht ist Project.
Eine eigene Microsoft-Website ist sowohl für den Planner, als auch für Lists und Project verfügbar. Gleiches gilt auch für Supportseiten. Erneut haben Planner, Lists und Project ihre eigenen zentralen Anlaufstellen für Supportfälle jeder Art. Allerdings sind Demos nur für den Planner und für Lists verfügbar. Somit steht Microsoft Project im Vergleich zu den Alternativen erneut etwas schlechter dar.
Betrachten wir uns nun einige Anwendungsfälle, die beim Verwalten von Aufgaben aufkommen:
In Planner werden alle Aufgaben aller Teammitglieder festgehalten, die das Team erfüllen muss, um das übergeordnete Ziel zu erreichen. Somit wird ermöglicht, dass das Team immer den Ist-Stand einsehen kann. Deshalb verfügt der Planner über ein Kanban Board, welches den teaminternen Fortschritt visuell anschaubar macht. Dort ist jede Aufgabe als Karteikarte angepinnt und mit nützlichen Informationen versehen. Solche Informationen können auch Dateien sein, welche direkt in der Karteikarte zu finden sind.
Im Gegensatz zu Lists und Projects sticht der Planner durch seine grafischen Elemente hervor. Der Planner verfügt über eine kleinere Anzahl an Individualisierungsmöglichkeiten, allerdings ist dies weder positiv oder negativ zu betrachten. Grund hierfür ist, dass es gerade am Anfang von Projekten gut sein kann, Apps zu haben, die nicht überfordern. Allerdings sind Individualisierungsmöglichkeiten bei laufenden Projekten gern gesehen, um den Überblick nicht zu verlieren, das Verwalten der Team-Aufgaben effizient zu gestalten und die App den neu gewachsenen Anforderungen anzupassen.
Lists ist, wie der Name bereits sagt, eine App, die wie eine Liste funktioniert. Eigenschaft einer Liste ist es, dass sie allerlei Informationen enthalten kann und somit nicht nur Aufgaben. Mit Lists können Sie somit Ihre Team-Aufgaben als ein Punkt einer simplen Liste aufführen und gleichzeitig wichtige Informationen hinzufügen. Da eine Liste problemlos mehrere hundert Elemente beinhalten kann, ist Lists für Teams aller Größen gedacht. Die Verwaltung und das Sortieren ermöglicht Ihnen Lists durch Vorlagen, automatischen Sortierabläufen und Möglichkeiten für individuelle grafische Anpassungen. Diese Individualisierungsmöglichkeiten in Kombination mit zur Verfügung stehenden Vorlagen sind die Argumente, die Lists von Planner und Project abhebt.
Microsoft Project ist unter den drei vorgestellten Tools das Tool, welches für die Aufgabenverwaltung im Projektmanagement entworfen wurde. Somit können Team-Mitglieder auch Aufgaben verwaltet, welche inhaltlich und zeitlich detailliert geplant werden müssen. Dazu kann individuell festgelegt werden, welche Informationen den Aufgaben hinzugefügt werden sollen. Das Verwalten von Team-Aufgaben ist auch bei großen Team problemlos möglich. Je nach Aufgabentyp können die Aufgaben sortiert und priorisiert werden.
Um auch komplexe Aufgaben innerhalb von Projekten zu verwalten, verfügt MS Project über die Möglichkeit, Sub-Tasks hinzuzufügen. So können große und komplexe Aufgabe in kleine Stücke heruntergebrochen werden, wodurch sie leichter zu bewältigen sind. Neben diesen Sub-Tasks unterscheidet sich MS Project durch drei weitere Funktionen maßgeblich von Planner und Lists. Nur Project verfügt über ein Gantt-Diagramm, welches das Aufgabenmanagement grafisch an einem Zeitstrahl aufzeigt. Zudem kann Projects dank der Integration zu Power BI Berichte erstellen und mit der Power Plattform als Grundlage können Team-Mitglieder Projects erweitern. Für Erweiterungen können sowohl andere Apps, als auch nur die vorhandenen Daten genutzt werden.
Zusammenarbeit entwickelt sich stets weiter und definiert sich regelmäßig neu. Dies hat auch Microsoft erkannt und lanciert neue Anwendungen, um die wechselnden Bedürfnisse zu decken. Wer sich für die neusten Lösungen interessiert, sollte einen Blick auf die Viva App Goals werfen.
Bei Fragen oder Anregungen zum Thema New Work, zur Microsoft Welt oder zu Collaboration Tools stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Mit Loop bietet Microsoft ein neues Produkt für die digitale Zusammenarbeit. Die Neuheit wurde bereits vor einem Jahr angekündigt und wird nun nach und nach veröffentlicht. Wer seine Augen offen hält und die neuste Version von Teams verwendet, der sieht bereits ein neues Icon in der Befehlsleiste von Teams-Nachrichten. Mit Loops-Komponenten lassen sich Daten und Informationen in Form von Tabelle, Checklisten, Bulletpoint-Listen oder sogar in Form von Absätzen schneller, einfacher und übersichtlicher bearbeiten.
Microsoft Loop Icon in Teams (Quelle: Microsoft)
Loop sind diverse Komponenten, welche in sämtlichen Microsoftanwendung verwendet werden können. Doch wozu sind diese Komponenten fähig? Sie kennen wahrscheinlich den Fall, dass Sie Ihrem Kollegen eine Excel-Tabelle zum Ausfüllen zugesendet haben. Dieser muss die Tabelle herunterladen, bearbeiten, speichern und wieder zurücksenden. Mit Loop-Komponenten ist dies nicht mehr nötig. Sie können eine Tabelle direkt in der Microsoftanwendung Ihrer Wahl erstellen. Zurzeit ist dies vor allem in Teams verfügbar, später jedoch auch beispielsweise im Outlook.
Die als Loop-Komponent erstellte Tabelle können Sie Ihrem Kollegen via Chatnachricht zusenden. Ihr Kollege kann die Tabelle direkt in der Chatnachricht bearbeiten. Sie sehen zudem immer den aktuellsten Bearbeitungsstand. Loop-Komponenten werden durchgehend synchronisiert, was ein gleichzeitiges Bearbeiten mehrerer Personen gleichzeitig ermöglicht. In Zukunft lassen sich Loop-Komponenten auch zwischen Anwendungen hin und her kopieren, stets synchronisiert und in aktuellem Zustand.
Die Loop-Komponenten werden auch „Schleifenkomponenten“ genannt, da sie sich durchgehend in einer Schleife der Synchronisation befinden. Wenn Sie eine Komponente senden, kann jeder mit der entsprechenden Berechtigung die Komponente direkt im Nachrichtenverlauf bearbeiten und Änderungen sofort sehen. Schleifenkomponente werden automatisch in Ihrem OneDrive beziehungsweise im SharePoint Ihrer Organisation gespeichert, genau gleich wie PowerPoint- oder Word-Dokumente. Loop-Komponente besitzen wie normale Dokumente auch Dateinamen. Es wird daher empfohlen, die Titel entsprechend sorgfältig zu wählen, damit sie wiederzuerkennen sind.
Wie bereits erwähnt, lassen sich die Loop-Komponenten mittels Copy-Paste wo immer erforderlich einfügen. Dies kann einerseits anwendungsübergreifend sein, aber auch innerhalb einer Anwendung. So kann man beispielsweise Loop-Komponenten von Chat zu Chat kopieren und dadurch mehrere Personen am Inhalt beteiligen lassen.
Das nachfolgende Video zeigt ziemlich ausgiebig, wie Loop-Komponenten bereits in Teams verwendet werden können.
Nachfolgend betrachten wir fünf Verwendungsmöglichkeiten von Loop-Komponenten. Sobald Sie und Ihr Team anfangen, mit Loop-Komponenten zu arbeiten, werden Sie mit großer Wahrscheinlichkeit weitere Möglichkeiten entdecken, wie Sie und Ihr Team effizienter und effektiver zusammenarbeiten kann.
Wünschen Sie Inputs durch Ihr Team oder benötigen ein Review Ihres Textes? Mit Loop-Komponenten können sämtliche Personen gleichzeitig am Inhalt arbeiten, ohne dass Informationen verloren gehen. Personen im Text und Änderungen sind stets visuell sichtbar und nachvollziehbar.
Zusammenarbeit in Microsoft Loop (Quelle: Microsoft)
Sie möchten ein Brainstorming durchführen, finden aber keinen passenden Termin? Das ist nicht mehr nötig, denn durch die Loop-Komponenten lassen sich die Dateien bestens asynchron bearbeiten. Somit können alle Beteiligten ihre Ideen hinzufügen, wann immer sie Zeit dafür finden. Dafür können Teams beispielsweise Aufzählungen oder nummerierte Listen verwenden, um den Überblick zu behalten. Wie erwähnt, sind die Daten auch immer auf dem aktuellsten Stand.
Durch Funktionen wie beispielsweise die @-Erwähnung können sie bestimmte Teammitglieder direkt verlinken, um so ihre Aufmerksamkeit und ihren Input zu erhalten. Zusätzlich lassen sich mit Verweisen und Kommentaren erforderliche Informationen beschreiben, womit es für Teammitglieder einfacher ist, Ihre Anforderung zu verstehen.
Durch die Loop-Komponente „Aufgabenliste“ lassen sich Aufgaben und fällige Arbeiten auf einfachste Weise in einem Teams-Chat verfolgen. Durch die @-Zuweisung können die entsprechenden Teammitglieder auf die Aufgabe hingewiesen werden. Diese können sie nach Abschluss selbstständig als erledigt markieren. Die Projekt- und Aufgabenverwaltung kann somit direkt im Teams-Kanal vorgenommen werden und bedarf keiner weiteren Tools.
Dadurch, dass Loop-Komponenten eine konzentrierte Form haben, lassen sich fokussierte Konversationen führen. Dies ist vor allem hilfreich, wenn man versucht, eine Entscheidung zu treffen oder sich in eine Richtung zu bewegen. Dafür gibt es mehrere Features, die dies unterstützen. So kann man beispielweise auf einen beliebigen Inhalt klicken, um zu sehen, wer den Teil des Inhalts beigetragen hat. Durch die Funktion des Kommentierens lassen sich Fragen, Diskussionen und Meinungsunterschiede nachvollziehbar verfolgen. Des Weiteren kann man eine Komponente im Nachrichtenverlauf „anheften“, solange sie aktiv ist. Dadurch lässt sich die Nachricht schnell wiederfinden.
Wie eingangs erwähnt, hat Microsoft Loop erst vor einem Jahr angekündigt. Man merkt, dass erst nach und nach neue Features zur Verfügung stehen. Doch Microsoft hat mit Loop noch ganz viel mehr vor. Das Ziel ist, Microsoft Loop als eigene Anwendung verwenden zu können. In diesem Zusammenhang ist Loop ein gesamter Arbeitsbereich, wo Organisationen und Teams an Dokumenten und Inhalten zusammenarbeiten können. Loop als Arbeitsbereich eignet sich dann beispielsweise für Knowledge Bases oder generelle Dokumentationen. Wer Tools wie Notion oder Craft kennt, findet sich da bestimmt schnell wieder.
Microsoft Loop Arbeitsbereiche (Quelle: Microsoft)
Arbeitsbereich in Loop können in Seiten aufgebaut werden, sogenannte Canvas. Diese lassen sich sehr flexibel ändern und anpassen. So kann man beispielsweise ganze Abschnitte hin und her schieben oder die Formatierung relativ schnell ändern. Auch hier sieht man wieder einige Ähnlichkeiten zu Tools wie Notion und Craft. Auf den Seiten kann man Dateien, Links und Inhalt einfügen, ganz nach dem Bedürfnis des Teams. Dem sind keine Grenzen gesetzt. Der Fokus liegt auch hier wieder in der Zusammenarbeit. Das Ziel ist es, dass Teams schnell, effektiv und flexibel miteinander arbeiten können.
Microsoft Loop Canvas (Quelle: Microsoft)
Bis es soweit ist und Microsoft Loop mit vollem Funktionsumfang verfügbar ist, kann es noch einen Moment dauern. Nichtsdestotrotz sollte man die Augen offen halten, denn von Zeit zu Zeit stolpert man über ein neues Feature, das sich in die Anwendung eingeschlichen hat. Mit Sicherheit wird Microsoft Loop die Art und Weise der Zusammenarbeit, das Erstellen von Inhalten und das Verwalten von Dokumenten für Teams neu definieren und neue Möglichkeiten bieten. Wir sind gespannt und bleiben up-to-date, sobald neue Features verfügbar sind.
Mehr Informationen gewünscht? Mit diesem Link gelangen Sie direkt zur Produktseite von Microsoft Loops.
Bei Fragen oder Anregungen zu Microsoft 365, New Work oder Digital Transformation stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Der Begriff „New Work“ ist nicht erst durch die Coronavirus-Pandemie und die dadurch erzwungene Zunahme der Arbeit im Homeoffice in aller Munde. Er gehört bei einigen mit den Dimensionen Mensch, Ort und Technologie in einigen Unternehmen schon zum Alltag.
Nur wenn diese drei Dimensionen im Einklang sind, kann das Konzept von New Work erfolgreich umgesetzt werden.
Der Fokus liegt in diesem Blogbeitrag auf dem Faktor Technologie, da dieser mit dem Zeitalter der Digitalisierung den stärksten Einfluss auf die Arbeit 4.0 hat.
Die Digitalisierung hat es ermöglicht, das Internet von stationären Computern loszulösen und somit das Arbeiten mobil zu machen. Durch diese Transformation wird der digitale Arbeitsplatz zum „Modern Workplace“.
Im Vordergrund dieses Konzeptes steht die Zusammenführung der zeitgemäßen, modernen Arbeitsweise mit Technologien. Der „moderne Arbeitsplatz“ wird an die Bedürfnisse der Arbeitskräfte angepasst und sehr unterschiedlich gestaltet.
Dadurch entsteht eine Zusammenwirkung von Globalisierung und Flexibilität, welche eine neue Form der Arbeitsorganisation mit einer effektiveren Arbeitsweise schafft.
Um weiterhin ein zukunftsfähiges Unternehmen zu bleiben und Mitarbeiter langfristig an sich zu binden, sind innovative Veränderungen nötig. Damit diese am besten gefördert werden, gibt es verschiedene Arten von Einheiten, die sich nur auf die Entwicklung des Unternehmens spezialisieren.
Die Voraussetzung für Innovationen ist der Austausch von Kreativität und neuen Ideen zwischen Mitarbeitern und Kunden. Dieser Austausch braucht einen geeigneten Ort, welcher dementsprechend gestaltet und entwickelt ist. Als ein solcher Ort dienen Innovationseinheiten innerhalb eines Unternehmens oder sogenannte Hubs, die einen eigenen Standort darstellen.
Change-Management beschäftigt sich mit umfassenden und bereichsübergreifenden Veränderungen, die sich im kulturellen und strategischen Sinne auf das gesamte Unternehmen auswirken. Veränderungen sind immer mit Risiken verbunden und lösen Unsicherheiten aus. So auch die Umstellung auf New Work.
Warum ist Change-Management so wichtig?
Eine solche Umstellung kann zu Irritationen, höheren Fluktuationen und geringerer Motivation bei Mitarbeitern führen. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter aktiv während der Veränderung zu begleiten. Change-Management sollte so gestaltet sein, dass möglichst viele Arbeitskräfte sowohl während des Prozesses der Veränderung als auch danach zufriedengestellt werden.
Die drei Phasen der Gestaltung von Veränderungsprozessen können hierbei hilfreich sein:
Der Begriff „New Work“ ist nicht erst durch die Coronavirus-Pandemie und die dadurch erzwungene Zunahme der Arbeit im Homeoffice in aller Munde. Er gehört bei einigen Unternehmen schon zum Alltag.
New Work besteht aus drei Dimensionen: Mensch, Ort und Technologie. Nur wenn diese drei Dimensionen im Einklang sind, kann das Konzept erfolgreich umgesetzt werden.
Jede Veränderung bringt Schwierigkeiten mit sich, so auch die Transformation des neuen Arbeitens. Um sich mit den Herausforderungen genauer auseinanderzusetzen, liegt der Fokus in diesem Blogbeitrag auf dem Faktor Mensch.
Da Mitarbeiter durch das ständige Online-Sein über einen größeren Zeitraum erreichbar und einsetzbar sind, gewinnt Flexibilität immer mehr an Bedeutung. Hier ist allerdings Vorsicht geboten, denn diese kann sowohl Fluch als auch Segen sein.
Daher müssen für den Faktor Mensch klare Regelungen über Arbeitszeiten und Ruhephasen bestehen. Dies führt zu einer Einschränkung der Flexibilität, die jedoch notwendig für die Gewährleistung der Gesundheit von Arbeitnehmern ist.
Solche Regelungen könnten sein:
Durch die Automatisierung von Prozessen kommt es zunehmend zu einem Wegfall von Arbeitsstellen sowie einem Mangel an Fachkräften für neue Berufe. Daraus folgen steigende Anforderungen an zukünftige Arbeitskräfte.
Unternehmen erwarten den Einsatz von kognitivem Know-How, um sensorische Lücken zu schließen und die Arbeit mit komplexen Sachverhalten zu ermöglichen. Somit ist der Wissensvorsprung von Führungskräften kaum noch existent und gewöhnliche Arbeitskräfte gewinnen immer mehr an Bedeutung für Unternehmen.
Wissen gewinnt aber nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Arbeitnehmer immer mehr an Bedeutung. Menschen streben nach einer Arbeit, die ihnen ein Gefühl von Wohlbefinden vermittelt. Dieses Wohlbefinden setzt sich aus der Wertschätzung, dem flexiblen Arbeiten und der modernen Unternehmenskultur zusammen.
Der Begriff „New Work“ ist nicht erst durch die Coronavirus-Pandemie und die dadurch erzwungene Zunahme der Arbeit im Homeoffice in aller Munde. Er gehört bei einigen Unternehmen schon zum Alltag.
New Work besteht aus drei Dimensionen: Mensch, Ort und Technologie. Nur wenn diese drei Dimensionen im Einklang sind, kann das Konzept erfolgreich umgesetzt werden.
Um sich mit den Herausforderungen der Transformation des neuen Arbeitens genauer auseinanderzusetzten, liegt der Fokus in diesem Blogbeitrag auf dem Faktor Ort.
Die Digitalisierung hat es ermöglicht, das Internet von stationären Computern loszulösen und somit das Arbeiten mobil zu machen.
Die Mobilität und die ständige Erreichbarkeit der Menschen durch das Online-Sein führen zu einer Ortsunabhängigkeit, die vorher nicht als möglich erschien. Im Laufe der Zeit nahm diese Unabhängigkeit an Bedeutung zu und wurde in einigen Unternehmen durch die Coronavirus-Pandemie erstmals in die Realität umgesetzt.
Heutzutage ist das Homeoffice und mobiles Arbeiten weit verbreitet und schon fest in die Arbeitswoche eingeplant. Doch um das Homeoffice für jeden vielseitig und unkompliziert zu ermöglichen, ist die richtige Informations- und Kommunikationstechnik erforderlich. Dadurch erreicht die Arbeit am digitalen Arbeitsplatz die gleiche Qualität wie im Office.
Zur Vervollständigung des digitalen Arbeitsplatzes und um den schnellen und effizienten Austausch von Informationen zu gewährleisten, benötigen Mitarbeiter nicht nur die Grund-IT-Ausstattung, sondern auch Kollaborationstools wie Office 365.
Durch diese Transformation wird der digitale Arbeitsplatz zum „Modern Workplace“.
Im Vordergrund dieses Konzeptes steht die Zusammenführung der zeitgemäßen, modernen Arbeitsweise mit Technologien. Der „moderne Arbeitsplatz“ passt sich an die Bedürfnisse der Mitarbeiter an und ist sehr unterschiedlich gestaltet.
Durch diese Transformation entsteht eine Zusammenwirkung von Globalisierung und Flexibilität, welche eine neue Form der Arbeitsorganisation mit einer effektiveren Arbeitsweise schafft. Es bietet Arbeitnehmern die Chance, selbstbestimmt zu planen, wann, wo und wie sie arbeiten wollen. Diese selbstbestimmte Planung ist nur möglich, wenn eine Transformation nicht nur am digitalen, sondern auch am stationären Arbeitsplatz im Unternehmen stattfindet.
New Work führt daher zu vielen neuen Arbeitsflächen in den Büros und somit zu mehr Flexibilität am Arbeitsplatz. Arbeitsbereiche sollen so gestaltet werden, dass sie sich schnell an wechselnde Anforderungen anpassen, um für jede Herausforderung vorbereitet zu sein.
Die gewonnene Flexibilität des Faktor Ort ist auch für die allgemeine Raumplanung notwendig.
Das Büro wird zum Multi-Space-Ort: Aus Einzelbüros werden offene Räume, die in verschiedene Zonen aufgeteilt und dementsprechend gestaltet werden. Beispiele für solche Zonen sind:
Um die anstehende Arbeit in einem geeigneten Umfeld zu bearbeiten, ist der Arbeitsplatz täglich frei wählbar.
Für den erfolgreichen Einsatz von Strategien, Technologien und Konzepten in Ihrem Unternehmen.
Willkommen bei unserem exklusiven Support für Bestandskunden. Hier finden Sie alle nötigen Informationen, um schnell und unkompliziert Hilfe bei technischen Anfragen zu erhalten.
Senden Sie uns Ihr Anliegen mit allen relevanten Details an:
Für eine direkte Unterstützung per Fernwartung, laden Sie bitte unser TeamViewer-Modul herunter:
Bitte beachten Sie: Dieser Kanal ist speziell für technische Anfragen unserer Bestandskunden vorgesehen. Für allgemeine Anfragen, Informationen zu unseren Dienstleistungen oder eine Erstberatung nutzen Sie bitte unser Kontaktformular oder schreiben Sie eine E-Mail an info@rewion.ucepts.de.
