OneDrive-Dateien beim Mitarbeiteraustritt.

Der Austritt von Mitarbeitenden stellt IT-Abteilungen regelmäßig vor eine sensible Aufgabe. Geschäftskritische Dokumente liegen häufig im persönlichen OneDrive-Konto und müssen rechtzeitig, vollständig und nachvollziehbar an Nachfolger oder Führungskräfte übergeben werden. In der Praxis ist dieser Prozess jedoch oft fehleranfällig: Benachrichtigungen werden übersehen, Dateien werden nur kopiert statt sauber übertragen oder bestehende Freigaben gehen verloren.

Mit dem Microsoft Message Center Update MC1164381 adressiert Microsoft genau diese Herausforderungen und verbessert den Offboarding-Prozess rund um OneDrive spürbar.

Zielsetzung des Updates

Das Update verfolgt ein klares Ziel: Die Übergabe von Dateien ausscheidender Mitarbeitender soll einfacher, transparenter und weniger abhängig von manuellen Einzelschritten sein. Gleichzeitig möchte Microsoft sicherstellen, dass bestehende Zusammenarbeit (insbesondere durch Freigaben) möglichst unterbrechungsfrei fortgesetzt werden kann. Dabei handelt es sich nicht um eine neue Funktion im engeren Sinne, sondern um eine gezielte Weiterentwicklung bestehender Mechanismen, die im Alltag vieler Organisationen bislang nur eingeschränkt zuverlässig funktioniert haben. Der Rollout der Änderungen begann Mitte Oktober 2025 und soll nach aktuellem Stand bis Ende Januar 2026 vollständig abgeschlossen sein. Die Funktionen werden automatisch im Tenant aktiviert; eine gesonderte Konfiguration oder Lizenzanpassung ist nicht erforderlich. Für IT-Abteilungen bedeutet das: Die Neuerungen kommen, unabhängig davon, ob bestehende Prozesse bereits darauf vorbereitet sind.

Eine der zentralen Änderungen betrifft die Benachrichtigungen im Rahmen des sogenannten Account-Cleanup-Prozesses. Wird ein Benutzerkonto gelöscht, delegiert Microsoft den Zugriff auf das zugehörige OneDrive automatisch an den in Entra ID hinterlegten Manager oder an einen definierten sekundären Besitzer. Die entsprechenden E-Mails werden künftig deutlich auffälliger gestaltet. Hintergrund ist eine bekannte Schwachstelle: In vielen Organisationen hängt die gesamte Dateiübergabe faktisch an einer einzelnen E-Mail. Wird diese übersehen, verstreicht die Retentionsfrist, und Daten gehen unwiederbringlich verloren. Durch die verbesserte Sichtbarkeit soll dieses Risiko deutlich reduziert werden.

Mehr Übersicht für Verantwortliche und Einhalten von Compliance

Zusätzlich verbessert Microsoft die Benutzeroberfläche für Manager und Owner, die Zugriff auf das OneDrive eines ausgeschiedenen Mitarbeiters erhalten. Neue Filteroptionen erleichtern es, gezielt nach freigegebenen oder besonders relevanten Dateien zu suchen. Statt sich durch eine vollständige Ordnerstruktur arbeiten zu müssen, können Verantwortliche schneller erkennen, welche Inhalte tatsächlich in der Zusammenarbeit genutzt wurden. Das spart Zeit und reduziert die Gefahr, wichtige Dateien zu übersehen.

Eine besonders praxisrelevante Neuerung ist die erweiterte Möglichkeit, mehrere Dateien gesammelt zu verschieben und dabei bestehende Freigaben beizubehalten. Microsoft beschreibt diesen Vorgang ausdrücklich als echtes „Verschieben“ und nicht als Kopieren.

Auch die Kommunikation an bestehende Kollaborierende wurde überarbeitet. Werden mehrere Dateien gleichzeitig verschoben, erhalten die betroffenen Nutzer künftig eine zusammengefasste Benachrichtigung anstelle vieler einzelner E-Mails. Das reduziert nicht nur die E-Mail-Flut, sondern erhöht auch die Akzeptanz solcher Übergabeprozesse im Fachbereich. Änderungen an Dateiablagen werden transparenter wahrgenommen, ohne als störend empfunden zu werden.

Der grundsätzliche Ablauf nach dem Löschen eines Benutzerkontos bleibt bestehen, wird jedoch klarer kommuniziert. Nach der automatischen Zugriffserteilung informiert Microsoft über die geltende OneDrive-Retention. Zusätzlich erfolgt sieben Tage vor Ablauf eine Erinnerung, dass das OneDrive bald gelöscht wird. In vielen Tenants beträgt diese Frist standardmäßig 30 Tage, kann jedoch über Richtlinien angepasst werden. Entscheidend ist dabei weniger die Frist selbst, sondern die organisatorische Vorbereitung: Ist ein Manager im Benutzerprofil gepflegt? Gibt es einen sekundären Owner als Fallback? Ohne diese Zuordnungen kann auch der verbesserte Prozess seine Wirkung nicht entfalten.

Fazit: Kleines Update, große Wirkung im Alltag

MC1164381 ist kein spektakuläres Feature-Release, aber ein sehr praxisnahes Update. Microsoft greift typische Probleme aus dem Offboarding-Alltag auf und reduziert den manuellen Aufwand für IT, Führungskräfte und Fachbereiche spürbar. Für Sie als Organisation ist dies ein guter Anlass, bestehende Offboarding-Prozesse zu überprüfen. Sind Verantwortlichkeiten klar definiert? Werden Benutzerprofile sauber gepflegt? Und liegen geschäftskritische Inhalte überhaupt am richtigen Ort? Wenn diese Grundlagen stimmen, entfaltet das Update seinen vollen Nutzen und trägt dazu bei, Datenverluste, operative Hektik und unnötige Nacharbeiten beim Mitarbeiteraustritt deutlich zu reduzieren.

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